BELEID INZAKE DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

De gegevens die u ons toevertrouwt in het kader van een opleiding, aankoop van materiaal en die u genereert tijdens uw bezoek aan onze website zijn vooral persoonsgegevens. 

Onze bedrijf en ons netwerk (samengesteld uit A-FIRST, CEPS, CRESEPT, VIDYAS, TRAINING SOLUTIONS, BI TRAINING & ESM) houden zich nauwgezet aan de wetgeving die in dit domein en in alle andere domeinen geldt. Hoe we dit doen, leest u hierna. 

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS? 

OPLEIDINGEN EN OPVOLGING VAN DE CURRICULA

Doeleinde– De gegevens die u ons meedeelt, de gegevens ontvangen van uw eventuele werkgever en die voortkomend uit de opleidingen die u volgt, worden natuurlijk verwerkt met het oog op de uitvoering van onze contractuele opleidingsopdracht die u ons heeft toevertrouwd en om met u daarover te communiceren. Zij worden eveneens gebruikt om de opvolging van uw curriculum uit te voeren.

Gegevenscategorieën– Het kan gaan om uw naam, voornaam, afbeelding, beroep, woon- of verblijfplaats, telefoonnummer, e-mailadres, datum en plaats van geboorte, burgerlijke staat, CV, administratieve documenten, testen, aanwezigheidslijsten, examens of ingediende werken, behaalde resultaten enz. Indien u overgaat tot de inschrijving voor onze opleidingen, niet voor uzelf maar voor een personeelslid van u, maakt u zich ertoe sterk hem of haar kennis te doen nemen van onderhavig beleid.

Noodzakelijk – Al die gegevens zijn dus noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht die u aan ons heeft toevertrouwd. Zonder die gegevens kunnen wij onze opdracht niet vervullen.

Ontvangers van de gegevens – De resultaten van de opleiding en uw curriculum kunnen meegedeeld worden aan uw huidige of toekomstige werkgever, of op vraag van de gerechtelijke autoriteiten.

Duur – De gegevens met betrekking tot de organisatie van de opleidingen worden gewist 10 jaar na de laatste opleiding die u gevolgd heeft. Niettemin wordt uw opleidingscurriculum bewaard gedurende 60 jaar, aangezien het opleidingstraject van een heel werkleven als bewijsstuk voorgelegd kan moeten worden voor een rechtbank in geval van een ernstig of dodelijk ongeval.

BEHEER VAN ONZE CONTRACTUELE RELATIE

Doeleinde – Uw financiële en contactgegevens worden eveneens gebruikt om onze prestaties te factureren en in te vorderen of om u in kennis te stellen van een wijziging aan de Overeenkomst of aan het Beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens (onder meer nieuwe doeleinden). Die gegevens zijn dus noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst.  Zonder die gegevens kunnen wij onze opdracht niet vervullen.

Ontvangers van de gegevens – Ze worden meegedeeld aan de fiscale en sociale administraties en aan onze boekhouder. In geval van een gerechtelijke invordering zouden zij overgemaakt kunnen worden aan onze raadsman of aan een gerechtsdeurwaarder. 

Duur – We zijn verplicht om die facturatiegegevens te bewaren tot de datum waarop onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen verstrijken, namelijk gedurende 7 volledige fiscale jaren.

PROMOTIE VAN ONZE DIENSTEN

Zo u klant bent van onze bedrijf – Ons rechtmatig belang om onze diensten te promoten, verantwoordt het dat we informatie- of promotiehandelingen realiseren omtrent de diensten van onze bedrijf en van de andere leden van het netwerk, zulks op papieren drager en via elektronische weg.

Zo u geen klant bent van onze bedrijf – Zo u ons daartoe uw toestemming geeft, realiseren wij informatie- of promotiehandelingen betreffende de opleidingen, producten en evenementen van ons netwerk, zulks op papieren drager en via elektronische weg.

In beide gevallen, worden die gegevens (naam, voornaam, bedrijf, IP-adres & e-mailadres) gezamenlijk door de leden van ons netwerk verwerkt. Ze zullen in geen enkel geval worden meegedeeld aan derden buiten ons netwerk.

Duur – Wij bewaren uw contactgegevens met die doelstelling tot u ons vraagt daarmee op te houden. 

VEILIGHEID VAN ONZE LOKALEN

Op grond van ons rechtmatig belang om de veiligheid van onze lokalen en parkings te verzekeren, zal u via een videobewakingssysteem gefilmd kunnen worden aan de ingang van onze lokalen en parkings. Die beelden worden gewist 30 dagen na hun opname, behalve wanneer zij als bewijs moeten dienen.

INFORMATICA ONDERHOUD

Onze onderaannemers die instaan voor de informatica infrastructuur, ons beheerprogramma, het aanmaken en onderhouden van onze website zouden toegang kunnen krijgen tot uw gegevens in de mate die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van hun respectieve opdrachten.

BEHEER VAN UW KANDIDATUUR

Als u ons uw kandidatuur toestuurt, zullen uw gegevens op uw verzoek worden verwerkt met het oog op de evaluatie van de mogelijkheid van een contractuele relatie. Die gegevens zullen worden gewist binnen de 6 maanden die volgen op het voltooien van de selectieprocedure.

RAADPLEGING VAN ONZE WEBSITE

 In principe heeft u toegang tot de op de of via de website beschikbare informaties zonder persoonsgegevens te moeten verschaffen.

CONTACTFORMULIER Uitzonderlijk kunnen u bepaalde persoonsgegevens gevraagd worden om te antwoorden op uw vraag tot het opnemen van contact die via onze website toegestuurd is.

Doeleinden – De verstrekte gegevens worden gebruikt om uw aanvraag tot informatie te voldoen.

Gegevenscategorieën Naam, voornaam, e-mailadres, bedrijf en functie, inhoud van uw bericht: al die gegevens zijn noodzakelijk voor de behandeling van uw verzoek.

Duur – Zo uw vraag tot het opnemen van contact uitdraait op een contractuele relatie , worden uw persoonlijke gegevens bewaard gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relaties.

In tegenovergesteld geval, worden zij gewist 1 jaar nadat voor het eerst contact is opgenomen.

BEHEER VAN UW ONLINE ACCOUNT – Zo u toegang wenst te hebben tot de private ruimte van onze website, dient u een account en wachtwoord aan te maken. Met het oog op die doelstelling verwerken wij uw naam, voornaam, bedrijf, departement, functie, telefoon- en Gsm-nummer, fax, btw-nummer, adres en wachtwoord. Zij worden gewist bij de verwijdering van dat account, uitgezonderd de gegevens noodzakelijk voor het beheer van onze contractuele relatie.

COOKIESCookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgenomen op de harde schijf van de computer van bezoekers van de website. Ze bevatten informaties zoals bijvoorbeeld de taalvoorkeur van de surfer, zodat hij die informaties niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek op diezelfde website. Wij gebruiken “cookies” om :

  • de taal die u gekozen hebt, op te slaan,
  • het mogelijk te maken u te abonneren op onze nieuwsbrieven,
  • het mogelijk te maken om te delen,
  • onze website te beschermen,
  • en de gebruiksstatistieken van onze website te beheren.

U kan uw browser configureren teneinde kennis te krijgen van elke creatie van een “cookie” of om hun aanmaak te vermijden, zulks als volgt:

  • Internet Explorer : https://support.microsoft.com/nl-nl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
  • Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl
  • Firefox : https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren
  • Safari : https://support.apple.com/nl-be/guide/safari/sfri11471/mac

De toegang tot onze website zal u daardoor niet geweigerd worden.  Bepaalde functionaliteiten zullen echter mogelijks niet beschikbaar zijn.

SOCIALE MEDIA

Doeleinden – De gegevens die u meedeelt bij het bezoeken van onze pagina’s op sociale media worden of zouden gelijktijdig door het sociaal netwerk en de beheerder van deze pagina verwerkt kunnen worden voor volgende doeleinden:

  • de verzameling van bepaalde gegevens door middel van cookies;
  • de verbetering door het sociaal netwerk van zijn reclamesysteem;
  • het bekomen van bezoekersstatistieken van de pagina.

Die gegevens zullen door de beheerder van de pagina slechts verwerkt worden in het kader van zijn wettig belang om statistieken te verkrijgen over de bezoekers van zijn pagina om zo zijn pagina adequaat te promoten. De door het sociaal netwerk opgestelde publieksstatistieken worden enkel aan de beheerder van de pagina doorgestuurd onder geanonimiseerde vorm.

Gegevenscategorieën – Gegevens gelinkt aan uw account, gegevens gelinkt aan het delen van inhoud of aan communicaties die u onderhoudt met andere personen.

Duur – Die gegevens worden of zouden kunnen worden verwerkt zolang de pagina bestaat en u ze bezoekt.

Het gebruiksbeleid van persoonsgegevens van elk sociaal netwerk kan gevonden worden door te klikken op volgende linken:

LOCATIE VAN UW GEGEVENS

Binnen de Europese Unie– De gegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Unie bevinden.

Verzending van onze informatiebrieven – We kunnen echter, zulks enkel voor de verzending van onze informatiebrieven, beroep doen op onderaannemers gesitueerd buiten de Europese Unie. Zo dat het geval is, zorgen wij er uiteraard voor dat zij verplicht zijn om dezelfde gegevensbeschermingsstandaarden te respecteren als in de Europese Unie, of zulks nu is via gepaste contractuele clausules of door hun aansluiting bij de principes van het Privacy Shield. U kan op eenvoudig verzoek een kopie van die garanties bekomen.

WELKE RECHTEN HEEFT U ?

Informatie – Dit recht wordt uitgeoefend via dit document. Als de verwerkte gegevens, gegevens van uw personeel bevatten, maakt u zich sterk dat u hen kennis doet nemen van dit document.

Toegang en rectificatie – U beschikt over het recht van toegang tot uw gegevens en over het recht om ze desgevallend te laten rectificeren.

Bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens die we doorvoeren op basis van ons rechtmatig belang.

Uw toestemming intrekken Wanneer er gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u altijd op die beslissing terugkomen, zonder daarbij de eerdere verwerking ter discussie te stellen.

Gegevenswissing – U kan het wissen van uw gegevens of de beperking van de verwerking bekomen onder de voorwaarden die zijn voorzien in de artikelen 17 en 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons hebt bezorgd, kunnen u worden meegedeeld of doorgestuurd aan een concurrent in elektronisch formaat.

TOT WIE KUNT U ZICH RICHTEN?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens (ESM scrl fs, KBO 0465 – 348 – 887, rue de la Providence 114 te 6030 Marchienne-au-Pont, data-protection@esm-solutions.be) blijft te uwer beschikking voor elke vraag en, middels verantwoording van uw identiteit, voor elke vraag betreffende de hierboven uiteengezette rechten.

De leden die ons netwerk samenstellen zijn overeengekomen dat in het kader van de gezamenlijk gerealiseerde gegevensverwerkingen, het de vzw CEPS (rue de la Providence 114 te 6030 Marchienne-au-Pont, data-protection@ceps-esm.be) is die de vragen betreffende uw persoonsgegevens beheert die u zou kunnen richten tot de verschillende bedrijven van het netwerk.

Zo u meer informatie wenst of u een klacht wenst in te dienen, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, tel. + 32 2 274 48 00 – contact@apd-gba.be).